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Hinweise zur Erstellung von PDF/A-Dateien

Inhalt:

LinkWas ist PDF/A?

LinkErzeugung von PDF/A-Dateien mit Microsoft Word 2010

LinkErzeugung von PDF/A-Dateien mit LibreOffice 3.4

LinkErzeugung von PDF/A-Dateien mit LaTEX


Was ist PDF/A?

PDF/A ist ein ISO-Standard für die Verwendung des Portable Document Formats (PDF) in der Langzeit-Archivierung elektronischer Dokumente.

Nähere Informationen zu PDF/A finden Sie unter www.pdfa.org.

Erzeugung von PDF/A-Dateien mit Microsoft Word 2010

Mit Microsoft Word 2010 lassen sich ohne zusätzliche Programme PDF/A-Dateien erzeugen. Das Programm ist auf dem Terminalserver des ITMZ Rostock installiert.

Informationen zur Verwendung des Terminalservers finden Sie auf der Homepage des ITMZ: http://www.itmz.uni-rostock.de/arbeitsplaetze/anwendungsserver/

1) Öffnen Sie Ihr Dokument in MS Word

Wenn Sie Ihre Arbeit mit einer älteren Version von Microsoft Word verfasst haben, überprüfen Sie noch einmal alle Seitenumbrüche. Erfahrungsgemäß kann es dabei zu Problemen kommen. Wenn Sie Änderungen vornehmen, aktualisieren Sie bitte ggf. auch das Inhaltsverzeichnis.

2) Überprüfen Sie die Dokumenteigenschaften

Da beim Export nach PDF/A die Dokumenteigenschaften übernommen werden, kontrollieren Sie diese bitte vorab und korrigieren bzw. ergänzen Sie sie.

  • Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften über das Menü "Datei".
  • Wählen Sie anschließend auf der linken Seite "Informationen" aus.
    Am rechten Rand finden Sie dann die Dokumenteigenschaften.
  • Wählen Sie anschließend "Eigenschaften".
  • Jetzt wählen Sie "Erweiterte Eigenschaften".
    Es öffnet sich der "Eigenschaften"-Dialog.

MS Word 2010 Dokumentinformationen

  • Öffnen Sie den Tab "Zusammenfassung".
  • Füllen Sie die Felder "Titel", "Autor", "Firma" und "Stichwörter" aus.
  • Beenden Sie den Dialog und speichern Sie die Daten über "OK".

MS Word 2010 Dokumentinformationen Dialog

3) Speichern Sie das Dokument im PDF/A-Format ab

  • Öffnen Sie dazu den "Speichern unter"-Dialog über das Menü "Datei" / "Speichern unter".

MS Word 2010 Speichern unter

  • Wählen Sie als Dateityp "PDF" aus.
  • Geben Sie einen Dateinamen nach dem Schema Dissertation_Mustermann_2011 ein.
  • Öffnen Sie den Dialog "Optionen".

MS Word 2010 PDF Optionen

  • Stellen Sie als Format "ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)" ein.
  • Wählen Sie die Option "Textmarken erstellen", um in der PDF/A-Datei eine Navigationsstruktur zu erstellen.
  • Mit der Option "Dokumentenstrukturtags für Eingabehilfen" verbessern Sie die Nutzbarkeit Ihres Dokumentes durch technische Hilfsmittel (z.B. Screen-Reader).
  • Schließen Sie diesen Dialog mit "OK".
  • Über den Button "Speichern" schließen Sie den "Speichern unter"-Dialog. Ihr PDF/A-Dokument wird erzeugt.

Erzeugung von PDF/A-Dateien mit LibreOffice (ab Version 3.4)

Die folgenden Ausführungen gelten analog für Open Office 3.3.

1) Öffnen Sie Ihr Dokument

Wenn Sie Ihre Arbeit auf einem anderen PC oder mit einer anderen Programmversion verfasst haben, überprüfen Sie noch einmal alle Seitenumbrüche. Erfahrungsgemäß kann es dabei zu Problemen kommen.
Wenn Sie Änderungen vornehmen, aktualisieren Sie bitte ggf. auch das Inhaltsverzeichnis.

2) Überprüfen Sie die Dokumenteneinstellungen

Da Angaben wie "Verfasser" und "Titel" in das Dokument integriert werden, überprüfen Sie diese bitte vorab.

  • Öffnen Sie dazu den Dialog "Optionen", den Sie über das Menü "Extras" / "Optionen" erreichen.
  • Füllen Sie hier im Tab "Benutzerangaben" mindestens die Angaben zum Verfasser aus.
  • Beenden Sie den Dialog mit "OK".

Libre Office Optionen Dialog

  • Öffnen Sie nun den Dialog "Eigenschaften" über das Menü "Datei" / "Eigenschaften".
  • Wählen Sie im Tab "Allgemein" das Feld "Benutzerdaten verwenden" aus.
  • Füllen Sie im Tab "Beschreibung" die Felder "Titel" und "Schlüsselwörter" aus.
  • Beenden Sie den Dialog mit "OK".

Libre Office Eigenschaften Dialog (Tab: Allgemein)   Libre Office Eigenschaften Dialog (Tab: Beschreibung)

3) PDF/A-Export

  • Öffnen Sie den "Export"-Dialog über das Menü "Datei" / "Exportieren als PDF"
  • .
  • Im Tab "Allgemein" setzen Sie bitte folgende Einstellungen:
    • Wählen Sie die Option "PDF/A-1a".
    • Wählen Sie die Option "Lesezeichen exportieren". Dadurch wird aus Ihren Kapitelüberschriften eine Navigationsstruktur generiert.
    • Mit der Option "Optimiert für JPEG-Komprimierung" und "Grafikauflösung verringern" können Sie die Größe der erzeugten PDF-Datei verringern, so dass sich diese im Internet schneller öffnen lässt.
  • Im Tab "Anfangsdarstellung" wählen Sie die Option "Lesezeichen-Fenster und Seite". Dadurch werden später die generierten Lesezeichen gleich beim Öffnen Ihres PDF-Dokumentes angezeigt.
  • Mit einem Klick auf "Export" schließen Sie den "Optionen"-Dialog.

Libre Office PDF-Optionen (Tab: Allgemein)   Libre Office PDf-Optionen (Tab: Anfangsdarstellung)

  • Im sich nun öffnenden "Exportieren"-Dialog wählen Sie einen Dateinamen nach dem Schema Dissertation_Mustermann_2011 und speichern Sie Ihre PDF/A-Datei ab.

Libre Office Exportieren Dialog

Erzeugung von PDF/A-Dateien mit LaTEX

Für die Erzeugung von PDF/A-Dateien mit LaTEX verweisen wir auf folgende Webseiten: