Die Universitätsbibliothek bietet Mitgliedern der Universität die Möglichkeit Publikationen in der Digitalen Bibliothek zu veröffentlichen. Neben der Datei mit dem eigentlichen Werk müssen zusätzliche Informationen (Metadaten) erfasst werden, die für die Katalogisierung und spätere Suche des Dokumentes notwendig sind. Metadaten sind unter anderem: Autor, Titel, Erscheinungsdatum, Angaben zur Zeitschrift, wo der Artikel veröffentlicht wurde. Weiterhin können Schlagwörter und ein Abstrakt hinzugefügt werden.

Ob Autoren, Institutionen, Publikationen oder Dissertationen, für jede Art von Dokument gibt es einen eigenen Geschäftsprozess, der nach bestimmten Vorgaben abgearbeitet werden muss.

Generell wurden zwei Benutzerrollen eingeführt:

Autoren: Sie stellen Dokumente in das System, in dem sie Metadaten erfassen und den Volltext auf den Server laden. Sie müssen nicht zwangsweise der reale Autor eines Dokuments sein, um es in das System einzustellen. Sollen zusätzlich detaillierte Angaben über den Autor erfasst werden, ist zunächst ein Autorendatensatz anzulegen. Dieser Autorendatensatz kann dann mit dem Dokumentdatensatz verknüpft werden. Es wird empfohlen Autorendatensätze für alle publizierenden Mitglieder der Universität einzustellen. Für externe Autoren (z.B. Co-Autoren in Artikeln) ist dies nicht notwendig.

Editoren: Das sind i.d.R. Bibliothekare, die die Eingaben der Autoren überprüfen und eventuell vervollständigen.  Die Dokumente werden mit standardisierten Metadaten archiviert und unter ebenfalls standardisierten Adressen (URL bzw. URN) langfristig  zur Verfügung gestellt. Je nach  Dokumentarten ist  auch eine befristete Einstellung möglich.
 

---