Leitlinien
Aufgaben und Ziele von RosDok
Der Dokumenten- und Publikationsserver „RosDok“ ist das institutionelle Repositorium der Universität Rostock. Der RosDok-Publikationsservice wird betrieben von der Universitätsbibliothek in Zusammenarbeit mit dem IT- und Medienzentrum. Dieser Service steht allen Angehörigen der Universität Rostock sowie ihren Einrichtungen und Partnern kostenfrei zur Verfügung.
RosDok bietet die technische und organisatorische Infrastruktur zur nachhaltigen Speicherung und Open-Access-Veröffentlichung von elektronischen Publikationen, digitalen Forschungsdaten und digitalisierten historischen Beständen aus der Universität Rostock und anderen Partnereinrichtungen.
Die elektronischen Publikationen erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. RosDok ist auf nachhaltige Verfügbarkeit der publizierten Dokumente angelegt.
Die RosDok-Software basiert auf MyCoRe, einem Software-Framework zur Verwaltung und Präsentation digitaler Inhalte. Beim Betrieb und der Weiterentwicklung des Institutional Repository werden Empfehlungen und Standardisierungen nationaler und internationaler Initiativen wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation (DINI) oder der Open Archives Initiative (OAI) einbezogen.
Open Access
RosDok ist die Open-Access-Publikationsplattform der Universität Rostock. RosDok-Publikationen stehen kostenfrei und ohne Zugangsbeschränkungen zur Nutzung zur Verfügung, sofern rechtliche Bedingungen dem nicht entgegenstehen.
Die nach den Prinzipien des Open Access zeitlich und räumlich uneingeschränkte Veröffentlichung fördert Sichtbarkeit, Nachprüfbarkeit und Nachnutzbarkeit von wissenschaftlichen Publikationen. Die Universität Rostock unterstützt die wissenschaftspolitische Forderung nach offenem Zugang ("Open Access") zu wissenschaftlichen Publikationen, wie sie in der "Berliner Erklärung" vom Oktober 2003 niedergelegt wurde.
Im Geiste dieser Erklärung haben der Akademische Senat und das Rektorat im Dezember 2015 die „Open-Access-Erklärung der Universität Rostock“ verabschiedet. Hierin wird allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern empfohlen, ihre Beiträge in Open-Access-Journalen einzureichen, Monographien und Sammelwerke auf Open-Access-Plattformen zu veröffentlichen sowie bereits veröffentlichte Publikationen in frei zugängliche Repositorien einzustellen (Postprint-Version).
Die Veröffentlichung von elektronischen Publikationen über RosDok ermöglicht es Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, der Open-Access-Erklärung der Universität Rostock, den Vorgaben von Fördereinrichtungen sowie den Richtlinien zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis zu entsprechen.
Anforderungen an elektronische Publikationen, Publikationstypen
Unter dem Begriff „elektronische Publikation“ wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches in der Regel auf Text und Grafik basiert, mit Metadaten eindeutig beschrieben wird, in digitaler Form gespeichert ist und über das Internet verbreitet werden kann. Dies schließt auch Forschungsdatenpublikationen ein.
Eine über RosDok zu veröffentlichende elektronische Publikation erfüllt folgende Bedingungen:
- Die Publikation ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt. Eine Archivierung von öffentlich nicht zugänglichen Inhalten ist nicht vorgesehen. (Der öffentliche Zugriff auf Dokumente kann jedoch aus rechtlichen Gründen gesperrt werden.)
- Die Publikation stellt kein sich dynamisch veränderndes Dokument dar. Inhaltliche Änderungen können aber als neue Version der Publikation zusätzlich veröffentlicht werden. Bereits veröffentlichte Dokumente werden nicht gelöscht.
- Die Publikation ist konform mit den Regelungen des Urheberrechts, des Datenschutzrechtes sowie des Persönlichkeitsrechtes. Es werden keine Rechte Dritter verletzt.
- Die Publikation entspricht den von RosDok vorgegebenen und empfohlenen technischen Kriterien. Insbesondere liegt das Dokument in einem standardisierten, verbreiteten Dateiformat vor, das über frei zugängliche Darstellungsprogramme angezeigt werden kann (PDF/A, TIFF, XML). Das Dokument muss zudem frei von Schutzmaßnahmen sein, die eine Anwendung von Strategien zur Langzeitverfügbarkeit verhindern.
Elektronische Publikationen auf RosDok umfassen folgende Publikationstypen:
- Wissenschaftliche Artikel, Beiträge in Sammelbänden (Erst- und Zweitveröffentlichungen)
- Monografien, Konferenz- und Sammelbände
- Workingpapers, Berichte, Studien
- Zeitschriften und Schriftenreihen
- Dissertationen und Habilitationen
- studentische Abschlussarbeiten (auf Empfehlung eines Hochschullehrers)
- Forschungsdatenpublikationen
- digitalisierte historische Bestände
Langfristige Verfügbarkeit
Der Publikationsservice RosDok ist auf nachhaltige Verfügbarkeit angelegt.
Die elektronischen Publikationen erhalten persistente Identifikatoren (PURL, DOI, URN), um die eindeutige Zitierbarkeit und langfristige Zugänglichkeit sicher zu stellen.
Die elektronischen Publikationen werden durch strukturierte Metadaten bibliographisch beschrieben und über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen und andere Nachweisinstrumente erschlossen.
Die Universität Rostock stellt im Rahmen ihrer Möglichkeiten die Langzeitarchivierung der elektronischen Publikationen sicher. Unabhängig von der technischen Weiterentwicklung von Formaten sowie Betrachtungs- und Konvertierungssoftware wird die Archivierung für mindestens zehn Jahre garantiert.
Die Unverfälschtheit der Dateien wird durch automatisch beim Upload bzw. Import der Dateien gebildete Prüfsummen (MD5) sichergestellt.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die AutorInnen bzw. HerausgeberInnen übertragen der Universität dauerhaft das einfache, nicht ausschließliche Recht auf Vervielfältigung und öffentliche Zugänglichmachung der elektronischen Publikation, sowie das Recht, dieses elektronische Dokument zu Zwecken der Publikation und Archivierung und zur Sicherstellung der Langzeitverfügbarkeit dritten Institutionen (z. B. Open Archives Initiative, Deutsche Nationalbibliothek) zugänglich zu machen und ggf. in Zusammenarbeit mit Einrichtungen zur Erhaltung in andere Darstellungsformate zu konvertieren.
Die Urheberrechte der AutorInnen bleiben gewahrt. Eine Publikation auf RosDok steht einer weiteren Veröffentlichung (z.B. in Fachzeitschriften oder auf anderen Servern) nicht entgegen.
Die Wahrung von Urheber-, Verwertungs- und Nutzungsrechten Dritter an zu veröffentlichenden Inhalten sowie die Einhaltung des Datenschutz- und Persönlichkeitsrechts liegen in der Verantwortung der AutorInnen bzw. der HerausgeberInnen einer elektronischen Publikation. Ihnen obliegt die Pflicht, eventuell betroffene Rechte Dritter zu klären bzw. deren Einverständnis einzuholen.
Die Universität behält sich das Recht vor, den öffentlichen Zugriff auf eine Publikation zu sperren, sofern konkrete Anhaltspunkte für eine Rechtsverletzung bestehen. Die Universität haftet nicht für aus der Verletzung von Urheber- und Verwertungsrechten resultierende Schäden, sofern kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden ihrerseits vorliegt. Die AutorInnen bzw. HerausgeberInnen versichern, in Zweifelsfällen oder bei Entstehen vermeintlicher oder tatsächlicher Rechtsverletzungen die Universität hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen.
Gemäß der Berliner Erklärung über den offenen Zugang zu wissenschaftlichem Wissen wird allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der Universität Rostock empfohlen, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich – eventuell nach Ablauf einer Sperrfrist – auf RosDok zu veröffentlichen und so ihr Zweitveröffentlichungsrecht wahrzunehmen. Falls bereits Verwertungsrechte an Verlage übertragen worden sind, ist eine Zweitveröffentlichung dennoch oft möglich. Viele Verlage gestatten ihren Autorinnen und Autoren paralleles Publizieren auf einem institutionellen Repositorium.
Den AutorInnen bzw. HerausgeberInnen wird empfohlen, die Publikation unter einer freien Creative-Commons-Lizenz zu veröffentlichen, um eine möglichst breite Nachnutzung der Inhalte zu ermöglichen.
Die Metadaten der auf RosDok veröffentlichten Dokumente dürfen von jedermann abgerufen, gespeichert und – gegebenenfalls in angereicherter Form oder in Auswahl – Dritten verfügbar gemacht werden. Die Metadaten (inklusive Abstracts / Zusammenfassungen und Cover- / Titelbildern) sind soweit gesetzlich möglich unter einer Creative Commons-Lizenz CC0 1.0 Universell veröffentlicht.
Organisatorische Rahmenbedingungen
Der Publikationsservice RosDok wird von der Universitätsbibliothek in Zusammenarbeit mit dem IT- und Medienzentrum der Universität Rostock betrieben. Ansprechpartner für RosDok und alle damit zusammenhängenden Dienste ist die Universitätsbibliothek, Referat Digitale Bibliothek und Publikationsdienste.
Die Abgabe elektronischer Dokumente zur Publikation über RosDok kann durch die AutorInnen bzw. HerausgeberInnen selbst über ein Online-Formular zur Eingabe der beschreibenden Daten und den nachfolgenden Upload der Dateien auf den Server erfolgen. Alternativ, z.B. bei einer größeren Zahl von Dokumenten, kann die Publikation auch durch die Universitätsbibliothek eingestellt werden.
Die Dokumente werden von der Universitätsbibliothek auf die Einhaltung der inhaltlichen, technischen und rechtlichen Anforderungen geprüft. Die Veröffentlichung kann erst nach der schriftlichen Rechteübertragung erfolgen. Die Universitätsbibliothek behält sich vor, Veröffentlichungen wegen inhaltlicher oder technischer Mängel oder eines ungeklärten rechtlichen Status abzulehnen.
Nach erfolgter Aufnahme und Freigabe der elektronischen Publikation ist eine inhaltliche Veränderung des elektronischen Dokumentes nicht mehr möglich. Eine geänderte Fassung wird ggf. als neues Dokument mit der Kennzeichnung als neue Version aufgenommen.
Die Universitätsbibliothek übernimmt die Erschließung der Publikationen in bibliothekarischen und anderen Nachweissystemen, die Vergabe persistenter Identifikatoren (PURL, DOI, URN) sowie die Registrierung in überregionalen Portalen und Suchmaschinen.
Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der Universität Rostock und weiteren Partnereinrichtungen kostenfrei. Die Universitätsbibliothek bietet individuelle Beratung und Unterstützung bei der Publikation elektronischer Dokumente an.
