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Veröffentlichung und Abgabe von Pflichtexemplaren
in Promotions- und Habilitationsverfahren an der Universität Rostock

Dissertations- und Habilitationsschriften müssen der wissenschaftlichen Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Die Pflichtexemplarordnung der Universität Rostock von 2008 regelt die Veröffentlichung und Abgabe von Pflichtexemplaren an die Universitätsbibliothek. Sie sieht folgende Optionen vor:

 

Optionen

  • Option 1: Online-Veröffentlichung auf RosDok (§ 4)

    zum Abgabeformular abzugeben sind:

    • 2 Druckexemplare
    • PDF/A-Datei
    • Formular "Erklärung zur Abgabe"

    (Zur Möglichkeit einer Aussetzung der Online-Veröffentlichung für 1 Jahr siehe Option 5.)

  • Option 2: Veröffentlichung nur in gedruckter Form zur Verbreitung über den Schriftentausch (§ 2)

    zum Abgabeformular abzugeben sind:

    • 20 Druckexemplare
    • Formular "Erklärung zur Abgabe"

     

  • Option 3: Verlagspublikation (§3)

    zum Abgabeformular abzugeben sind:

    • Kopie des gültigen Verlagsvertrags
    • 6 Verlagsexemplare
      oder
      2 Druckexemplare (Typoskripte) + 4 Verlagsexemplare (nach Erscheinen)
    • Formular "Erklärung zur Abgabe"

    (Wenn noch kein Verlagsvertrag vorliegt, siehe Option 5.)

    (Es sind nur 2 Verlags- oder Druckexemplare abzugeben, wenn parallel zur Verlagspublikation eine Online-Veröffentlichung auf RosDok erfolgt. In diesem Fall verfahren Sie bitte nach Option 1.)

  • Option 4: Zeitschriftenpublikation (durch die Fakultät als kumulativ anerkannt) (§3)

    zum Abgabeformular abzugeben sind:

    • 4 Druckexemplare (in der Version, die bei den Gutachtern abgegeben wurde)
    • Formular "Erklärung zur Abgabe"

    (Es sind nur 2 Druckexemplare abzugeben, wenn parallel zur Zeitschriftenpublikation eine Online-Veröffentlichung auf RosDok erfolgt. In diesem Fall verfahren Sie bitte nach Option 1.)
     

  • Option 5: angestrebte Verlagspublikation, Aussetzen der Online-Veröffentlichung für ein Jahr

    zum Abgabeformular abzugeben sind:

    • 2 Druckexemplare
    • PDF/A-Datei
    • Formular "Erklärung zur Abgabe"

    (ACHTUNG: Es muss eine erneute Meldung innerhalb von einem Jahr erfolgen und eine der Veröffentlichungsoptionen 1-4 ausgewählt werden. Erfolgt keine Rückmeldung, wird automatisch nach Option 1 verfahren. Für eine Fristverlängerung ist ein begründeter Antrag und ggf. die Zustimmung der Fakultät erforderlich.)
     

 

Weitere Hinweise

Verfahrensweg zur Promotion

Weitere Informationen zum Verfahren bei Promotionen/Habilitationen finden Sie auf den Seiten der Promotionsstelle .

 

Angaben auf dem Titelblatt

Auf dem Titelblatt bzw. einer folgenden Seite müssen folgende Informationen enthalten sein:

  • Name der Autorin / des Autors
  • Titel der Dissertation / Habilitationsschrift
  • Fakultät
  • Gutachter / Gutachterinnen (Name, Einrichtung)
  • Jahr der Einreichung
  • Jahr der Verteidigung bzw. des Kolloquiums / der Probevorlesung

Ein Bespiel-Titelblatt finden Sie hier.

 

Anforderungen an die abzugebenden Druckexemplare

Zwei Druckexemplare werden in der Universitätsbibliothek Rostock katalogisiert und stehen dort dauerhaft für Ausleihe / Fernleihe zur Verfügung.

Die anderen Druckexemplare werden durch die UB an die Deutsche Nationalbibliothek weitergegeben bzw. über den Schriftentausch für andere Bibliotheken bereitgestellt, wenn keine Online- oder Verlagsveröffentlichung erfolgt. (Abweichend von §4 Abs. 1d der Pflichtexemplarordnung müssen bei einer elektronischen Veröffentlichung nur zwei Druckexemplare abgegeben werden.)

In den zwei Druckexemplaren für die Universitätsbibliothek muss ein Lebenslauf/beruflicher Werdegang enthalten sein, in den anderen Exemplaren muss kein Lebenslauf enthalten sein.

Die Selbstständigkeitserklärung kann weggelassen werden, zumindest sollte sie aus Datenschutzgründen keine Originalunterschrift enthalten.

Die abzugebenden Druckexemplare müssen folgenden Anforderungen entsprechen:

  • wenn möglich beidseitiger Druck
  • Format A4 oder A5
  • Einband Hard- oder Softcover
  • KEINE Ringheftung oder Spiralbindung
  • Druck auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreiem Papier

Den Druckexemplaren können weitere Daten auf CD / DVD beigegeben werden.

 

Anforderungen an die Online-Veröffentlichung und das abzugebende PDF/A-Dokument

Für die elektronische Veröffentlichung und Abgabe muss die Dissertation/Habilitationsschrift im PDF/A-Format eingereicht werden, um eine langfristige Zugänglichkeit zu gewährleisten.
Zur Erstellung des PDF/A-Formates finden Sie weitere Hinweise hier.

Weiterhin sind folgende Anforderungen an das PDF/A-Dokument zu beachten:

  • Es kann nur eine einzige PDF/A-Datei abgegeben werden. Mehrere Bände sind in einem PDF/A-Dokument zusammenzufassen.
  • Die Dateigröße sollte nicht mehr als 100 MB betragen.
  • Die PDF-Dateieigenschaften "Autor" und "Titel" müssen richtig gesetzt sein.
  • Der Text im PDF-Dokument muss durchsuchbar sein und kopiert werden können.
  • Das Dokument soll ein aktives Inhaltsverzeichnis (PDF-Bookmarks) enthalten.

Sollte die Dissertation/Habilitationsschrift Anhänge enthalten, die nicht in das PDF/A-Format konvertiert werden können, wenden Sie sich bitte per E-Mail an dissertationen.ub@uni-rostock.de.

Die Autorin / der Autor muss die Genehmigung zur Online-Veröffentlichung erteilen und der Universität Rostock hierzu einfache Nutzungsrechte an seinem Werk einräumen.

Weiterhin muss die Autorin / der Autor versichern, dass mit der Veröffentlichung keine Rechte Dritter (z.B. an enthaltenen Abbildungen) verletzt werden.

 

Anforderungen bei einer Verlagsveröffentlichung

Bei der Veröffentlichung über einen gewerblichen Verleger muss eine Kopie des gültigen, d.h. beidseitig unterzeichneten, Verlagsvertrags abgegeben werden.

Die Verlagspublikation muss als Dissertation oder Habilitationsschrift der Universität Rostock ausgewiesen sein (z.B. Bemerkung auf der Rückseite des Titelblatts oder auf einem separaten, eingebundenen oder eingeklebten Blatt).

Wenn parallel zur Verlagspublikation keine Online-Veröffentlichung auf RosDok erfolgt, ist zusätzlich zu beachten, dass eine Auflagenhöhe von mindestens 150 Verlagsexemplaren garantiert ist.

Ist zum Zeitpunkt der Abgabe die Verlagsveröffentlichung bereits erfolgt, sind 6 Verlagsexemplare abzugeben. Andernfalls sind 2 gedruckte Manuskriptexemplare und innerhalb eines Jahres mindestens 4 weitere Verlagsexemplare an die UB abzugeben. (Abweichend von §3(1) der Pflichtexemplarordnung sind nur 2 statt 3 gebundene Typoskriptexemplare einzureichen.)

 

Verlagsveröffentlichung angestrebt, Aussetzen der Online-Veröffentlichung

Wird eine Verlagsveröffentlichung angestrebt, aber es liegt noch kein Verlagsvertrag vor, kann gemäß § 4 (4) der Pflichtexemplarordnung eine elektronische Abgabe (2 Druckexemplare + PDF-Datei) erfolgen und die elektronische Veröffentlichung für ein Jahr ausgesetzt werden.

Innerhalb von einem Jahr muss eine erneute Rückmeldung erfolgen und eine der Veröffentlichungsoptionen 1-4 ausgewählt werden. Erfolgt keine Rückmeldung, wird automatisch nach Option 1 verfahren. Für eine Fristverlängerung ist ein begründeter Antrag und ggf. die Zustimmung der Fakultät erforderlich.

 

Anforderungen an kumulative Dissertationen/Habilitationsschriften

Die abzugebenden Druckexemplare müssen der Version entsprechen, die bei den Gutachtern/Gutachterinnen eingereicht wurde. Die Zeitschriftenartikel müssen im Volltext enthalten, also als Kopie der Verlags- oder Autorenmanuskript-Version eingebunden, sein.

Auf dem Titelblatt muss vermerkt sein, dass es sich um eine kumulative Dissertation/Habilitationsschrift handelt. Alternativ ist eine Erklärung der Fakultät beizufügen, die die Anerkennung als kumulative Dissertation/Habilitationsschrift bestätigt.

Sollten Zeitschriftenartikel bereits veröffentlicht sein, muss die Autorin / der Autor erklären, dass eine Zweitpublikation in den abzugebenden Pflichtexemplaren gestattet ist und ggf. eine entsprechende Genehmigung von Verlagen einholen.

Wenn die kumulative Dissertation/Habilitationsschrift parallel auch online veröffentlicht wird, müssen nur zwei Druckexemplare abgegeben werden. Bitte verfahren Sie dann nach Option 1 (elektronische Veröffentlichung auf RosDok). Bitte beachten Sie, dass hierzu auch die elektronische Version alle Artikel im Volltext enthalten muss.

 

Frist für die Abgabe

Die Pflichtexemplare müssen laut Pflichtexemplarordnung (§ 2 und § 3) innerhalb von vier Wochen nach Beschluss über die Verleihung der Promotion oder der Habilitation abgegeben werden.

 

Verfahren der Abgabe

Zunächst muss das Online-Abgabeformular für die gewählte Option (siehe oben) ausgefüllt und abgesendet werden.

Hierbei müssen Kontaktdaten und bibliographische Metadaten angegeben werden.

Nach dem Absenden wird aus dem Online-Abgabeformular eine "Erklärung zur Veröffentlichung und Abgabe von Pflichtexemplaren im Rahmen von Promotions- und Habilitationsverfahren an der Universität Rostock" generiert, die Erklärungen zur Übereinstimmung mit dem Prüfungsexemplar, zu Nutzungsrechten sowie zu Lizenzen enthält (siehe Beispiel-Erklärung).

Die Erklärung wird Ihnen per E-Mail als PDF-Dokument zugesendet. Bitte drucken Sie die Erklärung aus, unterschreiben und übergeben Sie diese zusammen mit den gedruckten Exemplaren an die Universitätsbibliothek.

Die Exemplare und die Erklärung können entweder per Post an die Hochschulschriftenstelle geschickt oder zu den Servicezeiten der Campusbibliothek Südstadt an der Informationstheke abgegeben werden.

 

Abgabe per Post:

Universitätsbibliothek Rostock
Hochschulschriftenstelle
Albert-Einstein-Straße 6
18059 Rostock

Abgabe an der Informationstheke:

Universitätsbibliothek Rostock
Informationstheke Campusbibliothek Südstadt
Albert-Einstein-Straße 6
18059 Rostock

Servicezeiten

 

Nach Eingang der Exemplare und der Erklärung werden diese durch die Hochschulschriftenstelle auf formale Kriterien hin geprüft (Anzahl der abgegebenen Exemplare, Vollständigkeit der geforderten Angaben etc.). Eine Empfangsbestätigung über die erfolgte Abgabe der Pflichtexemplare wird sofort an die Promotionsstelle (Universitäsverwaltung, Referat 1.2) geschickt. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.

 

Auskunft und Beratung

Universitätsbibliothek Rostock
Hochschulschriftenstelle

Maria Schumacher

dissertationen.ub@uni-rostock.de
Tel.: 0381 498 8637