Veröffentlichung und Abgabe von Pflichtexemplaren
in Promotions- und Habilitationsverfahren an der Universität Rostock

Dissertations- und Habilitationsschriften müssen der wissenschaftlichen Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Die Pflichtexemplarordnung der Universität Rostock von 2008 regelt die Veröffentlichung und Abgabe von Pflichtexemplaren an die Universitätsbibliothek Rostock. Sie sieht folgende Optionen vor:

 

Optionen

Achtung: Lesen Sie zuerst auch die Hinweise unten auf dieser Seite!!!

 

Weitere Hinweise

Verfahrensweg zur Promotion

Das Team "Akademische Selbstverwaltung" (S44) in der Universitätsverwaltung stellt weitere Informationen zur Durchführung von Promotionen und Habilitationen auf seinen Webseiten bereit.

 

Angaben auf dem Titelblatt

Auf dem Titelblatt bzw. einer folgenden Seite müssen folgende Informationen enthalten sein:

• Name der Autorin / des Autors
• Titel der Dissertation / Habilitationsschrift
• Fakultät
• Gutachter / Gutachterinnen (Name, Einrichtung)
• Jahr der Einreichung
• Jahr der Verteidigung bzw. des Kolloquiums / der Probevorlesung

Ein Beispiel-Titelblatt finden Sie hier.

 

Anforderungen an die abzugebenden Druckexemplare

Zwei Druckexemplare werden in der Universitätsbibliothek Rostock katalogisiert und stehen dort dauerhaft für Ausleihe / Fernleihe zur Verfügung.

Die anderen Druckexemplare werden durch die UB an die Deutsche Nationalbibliothek weitergegeben bzw. über den Schriftentausch für andere Bibliotheken bereitgestellt, wenn keine Online- oder Verlagsveröffentlichung erfolgt. (Abweichend von §4 Abs. 1d der Pflichtexemplarordnung müssen bei einer Online-Veröffentlichung nur zwei Druckexemplare abgegeben werden.)

In den zwei Druckexemplaren für die Universitätsbibliothek muss ein Lebenslauf / beruflicher Werdegang enthalten sein, in den anderen Exemplaren muss kein Lebenslauf enthalten sein.

Die Selbstständigkeitserklärung kann weggelassen werden, zumindest sollte sie aus Datenschutzgründen keine Originalunterschrift enthalten.

Die abzugebenden Druckexemplare müssen folgenden Anforderungen entsprechen:

• wenn möglich beidseitiger Druck
• Format A4 oder A5
• Einband Hard- oder Softcover
• KEINE Ringheftung oder Spiralbindung
• Druck auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreiem Papier

Für Anhänge, die aus technischen oder rechtlichen Gründen nicht online veröffentlicht werden können, besteht die Möglichkeit, diese auf CD / DVD den Druckexemplaren beizufügen.

 

Anforderungen an die Online-Veröffentlichung und das abzugebende PDF/A-Dokument

Für die Online-Veröffentlichung muss die Datei der Dissertation / Habilitationsschrift im PDF/A-Format eingereicht werden, um eine langfristige Zugänglichkeit zu gewährleisten.
Zur Erstellung des PDF/A-Formates finden Sie weitere Hinweise hier.

Weiterhin sind folgende Anforderungen an das PDF/A-Dokument zu beachten:

• Es kann nur eine einzige PDF/A-Datei abgegeben werden. Mehrere Bände sind in einem PDF/A-Dokument zusammenzufassen.
• Die Dateigröße sollte nicht mehr als 100 MB betragen.
• Die PDF-Dateieigenschaften "Autor" und "Titel" müssen richtig gesetzt sein.
• Der Text im PDF-Dokument muss durchsuchbar sein und kopiert werden können.
• Das Dokument soll ein aktives Inhaltsverzeichnis (PDF-Bookmarks) enthalten.

Sollte die Dissertation / Habilitationsschrift Anhänge enthalten, die nicht in das PDF/A-Format konvertiert werden können, wenden Sie sich bitte per E-Mail an dissertationen.ub@uni-rostock.de.

Die Autorin / der Autor muss die Genehmigung zur Online-Veröffentlichung erteilen und der Universität Rostock hierzu einfache Nutzungsrechte an seinem Werk einräumen.

Weiterhin muss die Autorin / der Autor versichern, dass mit der Veröffentlichung keine Rechte Dritter (z.B. an enthaltenen Abbildungen) verletzt werden.

Nach der Online-Veröffentlichung können keinerlei Änderungen an dem publizierten PDF/A-Dokument vorgenommen werden.

 

Anforderungen bei einer Verlagsveröffentlichung

Bei der Veröffentlichung über einen gewerblichen Verleger muss eine Kopie des gültigen, von beiden Parteien unterzeichneten Verlagsvertrages abgegeben werden.

Die Verlagspublikation muss als Dissertation oder Habilitationsschrift der Universität Rostock ausgewiesen sein (z.B. Bemerkung auf der Rückseite des Titelblattes oder auf einem separaten, eingebundenen oder eingeklebten Blatt).

Wenn parallel zur Verlagspublikation keine Online-Veröffentlichung auf RosDok erfolgt, ist zusätzlich zu beachten, dass eine Auflagenhöhe von mindestens 150 Verlagsexemplaren garantiert ist.

Ist zum Zeitpunkt der Abgabe der Pflichtexemplare die Verlagsveröffentlichung bereits erfolgt, sind 6 Verlagsexemplare abzugeben. Andernfalls sind 2 gedruckte Typoskriptexemplare und innerhalb eines Jahres mindestens 4 weitere Verlagsexemplare an die Universitätsbibliothek Rostock abzugeben. (Abweichend von §3(1) der Pflichtexemplarordnung sind nur 2 statt 3 gebundene Typoskriptexemplare einzureichen.)

Wenn wenn die Verlagsausgabe online im Open Access unter einer Creative Commons-Lizenz dauerhaft zugänglich ist, sind nur 3 gedruckte Verlagsexemplare bzw. 2 Typoskriptexemplare + 1 Verlagsexemplar abzugeben.

 

Verlagsveröffentlichung angestrebt, Aussetzen der Online-Veröffentlichung für ein Jahr

Wird eine Verlagsveröffentlichung angestrebt, aber es liegt noch kein Verlagsvertrag vor, kann gemäß § 4 (4) der Pflichtexemplarordnung nach den Bedingungen von Option 1: Online-Veröffentlichung auf RosDok (2 Druckexemplare + PDF/A-Datei) verfahren und die Online-Veröffentlichung für ein Jahr ausgesetzt werden.

Innerhalb eines Jahres müssen dann die Kopie des unterschriebenen Verlagsvertrages sowie 4 Verlagsexemplare eingereicht werden (bzw. 1 Verlagsexemplar, wenn die Verlagspublikation im Open Access unter einer CC-Lizenz erscheint). Erfolgt keine Rückmeldung an die Universitätsbibliothek Rostock, wird die Dissertation / Habilitationsschrift automatisch online veröffentlicht. Wenn die Veröffentlichung im Verlag nicht erfolgt und keine Online-Veröffentlichung gewünscht ist, dann muss die Abgabe der Pflichtexemplare erneut nach Option 2 (20 Druckexemplare) durchgeführt werden.

In Ausnahmefällen kann eine Fristverlängerung gewährt werden. Dafür ist ein begründeter Antrag und ggf. die Zustimmung der Fakultät erforderlich.

 

Anforderungen an kumulative Dissertationen / Habilitationsschriften

Die abzugebenden Druckexemplare müssen der Version entsprechen, die bei den Gutachtern / Gutachterinnen eingereicht wurde. Die Zeitschriftenartikel müssen im Volltext enthalten sein, - als Kopie der Verlags- oder Autorenmanuskript-Version.

Auf dem Titelblatt muss vermerkt sein, dass es sich um eine kumulative Dissertation / Habilitationsschrift handelt. Alternativ ist eine Erklärung der Fakultät beizufügen, die die Anerkennung als kumulative Dissertation / Habilitationsschrift bestätigt.

Sollten Zeitschriftenartikel bereits veröffentlicht worden sein, muss die Autorin / der Autor erklären, dass eine Zweitpublikation in den abzugebenden Pflichtexemplaren gestattet ist und ggf. eine entsprechende Genehmigung von Verlagen einholen.

Wenn die kumulative Dissertation / Habilitationsschrift mit allen enthaltenen Artikeln im Volltext parallel auch online veröffentlicht wird, müssen nur zwei Druckexemplare abgegeben werden. Bitte verfahren Sie dann nach Option 1 (Online-Veröffentlichung auf RosDok). Bitte beachten Sie, dass hierzu auch die Online-Version alle Artikel im Volltext enthalten muss.

 

Frist für die Abgabe

Die Pflichtexemplare müssen laut Pflichtexemplarordnung (§ 2 und § 3) innerhalb von vier Wochen nach Beschluss über die Verleihung der Promotion oder der Habilitation abgegeben werden.

 

Verfahren der Abgabe

Zunächst muss das Online-Abgabeformular für die gewählte Option (siehe oben) ausgefüllt und abgesendet werden.

Hierbei müssen Kontaktdaten und bibliographische Metadaten angegeben werden.

Nach dem Absenden wird aus dem Online-Abgabeformular eine "Erklärung zur Veröffentlichung und Abgabe von Pflichtexemplaren in Promotions- und Habilitationsverfahren an der Universität Rostock" generiert, die Erklärungen zur Übereinstimmung mit dem Prüfungsexemplar, zu Nutzungsrechten sowie zu Lizenzen enthält (siehe Beispiel-Erklärung).

Die Erklärung wird Ihnen per E-Mail als PDF-Dokument zugesendet. Bitte drucken Sie die Erklärung aus, unterschreiben und übergeben Sie diese zusammen mit den gedruckten Exemplaren an die Universitätsbibliothek.

Die Exemplare und die Erklärung können entweder per Post an die Hochschulschriftenstelle geschickt oder zu den Servicezeiten der Campusbibliothek Südstadt an der Informationstheke abgegeben werden.

 

Abgabe per Post: Universitätsbibliothek Rostock Hochschulschriftenstelle Albert-Einstein-Straße 6 18059 Rostock

Abgabe an der Ausleihtheke: Universitätsbibliothek Rostock Ausleihtheke Campusbibliothek Südstadt Albert-Einstein-Straße 6 18059 Rostock Servicezeiten

 

Nach Eingang der Exemplare und der Erklärung werden diese durch die Hochschulschriftenstelle auf formale Kriterien hin geprüft (Anzahl der abgegebenen Exemplare, Vollständigkeit der geforderten Angaben etc.). Eine Empfangsbestätigung über die erfolgte Abgabe der Pflichtexemplare wird sofort an das Team "Akademische Selbstverwaltung" (S44) in der Universitätsverwaltung geschickt. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.

 

Auskunft und Beratung

Universitätsbibliothek Rostock
Hochschulschriftenstelle

Florian Gust

dissertationen.ub@uni-rostock.de